W chwili, kiedy wynajmujemy samochody zastępcze, należy przedstawić firmie ubezpieczeniowej stosowne oświadczenie. Dobrze jest mieć ze sobą kopię takiego dokumentu, na której ubezpieczyciel powinien potwierdzić jego przyjęcie. W oświadczeniu można wskazać, że samochody zastępcze są niezbędne np. na dojazdów do pracy czy do odwożenia dzieci do szkoły. W ten sposób pozbawimy ubezpieczyciela argumentów, że samochody zastępcze używane są okazyjnie, więc ich wynajęcie jest nieuzasadnione.
Warto wiedzieć, że w przypadku kiedy wypożyczamy samochody zastępcze, ubezpieczyciel nie ma prawa zarzucić nam żadnych limitów np. stawek wynajmu, kilometrów, które możemy przejechać wynajętym autem ani limitu czasu, przez jaki mamy prawo korzystać z tego pojazdu. Oczywiście czas korzystania z zastępczego auta na koszt ubezpieczyciela nie może być jednak nieograniczony. Powinien odpowiadać faktycznemu unieruchomieniu pojazdu. Jeśli auto było zdatne do jazdy po lżejszej stłuczce, to czas unieruchomienia liczy się od chwili odstawienia auta do warsztatu do momentu jego odbioru po naprawie.